Es mag wie ein bloßer Formalismus wirken und oftmals ist diese Einschätzung auch gar nicht so fernliegend. Dennoch gilt, dass man sich als Verein lieber im Vorfeld mit den Anforderung dieser gesetzlichen geforderten Mitschrift auseinandersetzen sollte, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Gerade bei größeren Vereinen und Verbänden gilt, dass man nur „getrost nach Hause tragen“ kann, was Schwarz auf Weiß geschrieben steht – vor allem wenn es um streitbehaftete Erörterungen und Beschlüsse geht…
Beschlüsse einer Mitgliederversammlung sind zum Nachweis im Rechtsverkehr zu beurkunden d.h. im Wege der Niederschrift festzuhalten. Der formell korrekte beurkundete Inhalt der Niederschrift erbringt den vollendeten Beweis für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Beurkundenten – bis das Gegenteil bewiesen ist. Das „Protokoll“ spielt daher eine zentrale Rolle im Vereinsrecht.
Wie so oft sind die gesetzlichen Anforderungen gering und überlassen den Regelungsbedarf der Satzung. Diese hat festzulegen, in welcher Form die „Beurkundung der Beschlüsse“ zu erfolgen hat, § 58 Nr. 4 BGB. Daraus ergeben sich folglich nur Mindestanforderungen, die nicht immer den tatsächlichen Gegebenheiten einer Mitgliederversammlung gerecht werden. Generell sind bestimmte Anforderungen an das Protokoll zu beachten:
Formelle Anforderungen
- Üblicherweise wird zwei Personen (z.B. Versammlungsleiter und Schriftführer) die Beurkundung der Beschlüsse überlassen, wobei allerdings eine Person durchaus ausreichend wäre
- Die zur Beurkundung bestimmen Personen übernehmen durch ihre Unterschrift die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Protokolls
- Bei großen Vereinen kann es bei Erörterung besonders streitiger Themen zweckmäßig sein, ein anwesendes Mitglied das Protokoll mit abzeichnen zu lassen
- Die Niederschrift kann im Entwurf natürlich auch durch Mitarbeiter, Freiwillige usw. gefertigt werden – unterschreiben und verantworten müßen es aber immer die für die Protokollierung zuständigen Mitglieder des Vereins.
Inhaltliche Anforderungen
- Ort und Zeit der Versammlung inkl. Beginn, Ende und Unterbrechungen
- Angabe, wer Versammlungsleiter und wer Protokollant ist
- Anzahl der anwesenden (stimmberechtigten) Mitglieder und sonstiger Anwesender, ggfs. namentliche Teilnehmerlisten (als Anlage)
- Feststellung der Tagesordnung und der satzungsmäßigen Berufung sowie der Beschlussfähigkeit der Versammlung
- das zahlenmässie Abstimmungsergebnis (z.B. 10 dafür; 2 dagegen; 1 Enthaltung) und die Erklärung von Gewählten über die Annahme des Amtes – mit Angabe des vollständigen Namens und Adresse, ggfs. als Anlage
- die (ursprünglichen) Anträge und der Wortlaut der (eventuell anderslautend) gefassten Beschlüsse
- der allgemeine Verlauf der Versammlung.
Üblicherweise wird das Protokoll nur stichpunktartig geführt und im Anschluss an die Versammlung in eine dem Vereinsrecht gemäße Schriftform gebracht. Es ist dann entsprechend der Satzung zu beglaubigen. Die verantwortlichen Personen haben darauf zu achten, dass das Protokoll den Verlauf der Versammlung korrekt wiedergibt. Ziel sollte es sein, spätere Einwände von Mitgliedern auszuschließen.
Wenn die Satzung nicht etwas andere bestimmt – etwa einen Genehmigungsbeschluss durch die folgende Mitgliederversammlung – sind Einwände gegen das Protokoll nach Genehmigung durch die Verantwortlichen anschließend nicht mehr möglich. Das vermittelt dem Protokoll auch in gerichtlichen Auseinandersetzungen einen hohen Beweiswert.
Das Vorstandsprotokoll (Männergesangsverein) ist vom Schriftfüherer und dem Vorsitzenden unter-
schrieben. Wer kann dieses Protokoll noch ändern.?
Werden nur die Beschlüsse des Vorstandes im Protokoll dokumentiert oder gehören noch andere
wichtrige Sachen ( z.B. Info jeglicher Art, , Auseinandersetzungen zw, den Vorstandsmitgliedern mit anschließendem Rücktritt aus dem Vorstand, Planungen pp.?
Fristen zur Veröffentlichung?
6 Monate nach Mitgliedersammlung liegt immer noch kein Protokoll vor, auch nicht zur Einsicht für nicht teilgenommene Mitglieder.
Eine gesetzlich vorgeschriebene allgemeine Frist gibt es dafür nicht, so dass es auf die Bestimmungen der Satzung, ggfs. Versammlungsordnung oder Geschäftsordnung oder eben mögliche Beschlüsse und/oder die vereinsübliche Praxis ankommt. Es gibt Vereine, in denen wird das Protokoll der vergangenen Versammlung beispielsweise erstmalig auf der nächsten Versammlung vorgelegt wird – was natürlich etwas unsinnig, aber nicht unzulässig ist.
Hallo,
Wir hatten Jahreshauptversammlung unseres Vereins, statt wie jedes Jahr eine Liste rumzugehen die jedes anwesendenMitglieder unterschreibt, wurde nur eine Liste vom Vorsitzenden abgehackt, die wir nicht eingesehen haben.
Wir sind der Meinung dies ist nicht rechtens, und damit sind alle gefällten Beschlüsse hinfällig?
Wer kann ggf. mit einem entsprechenden Paragraph weiterhelfen.
Danke
Grüsse Günter
Vielen Dank für die Nachfrage! In Unkenntnis des konkreten Geschehens, kann ich dazu natürlich nur ganz allgemein etwas sagen:
Eine gesetzliche Pflicht für eine unterschriebene Teilnehmerliste gibt es nicht. Gerade bei kleinen Vereinen kann es durchaus ausreichen, wenn die Teilnahme auch in anderer Weise dokumentiert wird. Auch „abhaken“ kann da durchaus reichen – muss eben nur richtig sein und es darf keine entgegenstehende satzungsrechtliche Bestimmung, Beschlusslage etc. zu diesem Punkt geben.
Auf der Mitgliederversammlung wurde das Protokoll von einer fremden Person geführt. Diese ist bei uns kein Vereinsmitglied. Ist das rechtens ? Muss das Protokoll nicht von einem Vereinsmitglied geführt werden ?????
Nein – das Protokoll kann selbstverständlich auch von einer anderen Person geführt werden, wenn die Satzung oder die Mitgliederversammlung nicht ausdrücklich anderes bestimmt.
Wenn als TOP „Verlesen des Protokolls“ bei einer Jahreshauptversammlung angegeben wurde, kann dann durch einfache Abstimmung entschieden werden, ob vorgelesen wird oder nicht? Mitglieder, die im letzten Jahr nicht anwesend sein konnten, haben keinerlei Kenntnisse der letzten Versammlung, da das Protokoll auch nicht verschickt wird.
Danke für eine Antwort..
Eines „Verlesens“ bedarf es nicht zwingend, denn Mitglieder haben in der Mitgliederversammlung ein Einsichtsrecht in die Unterlagen des Vereins. Dazu gehört auch das Protokoll.
Wenn ich als 1. Vorsitzende das Protokoll der Mitgliederversammlung per email an die Mitglieder versende (als pdf), muss ich dann zwingend das von der Protokollführerin und mir unterschriebene Protokoll versenden oder kann ich das Protokoll auch ohne Unterschrift schicken?
Vielen Dank im Voraus für die Antwort.
Lt. Satzung ist für die Niederschrift der Versammlungen und die Beurkundung von Beschlüssen der 1. Schriftführer zuständig. Nun übergibt dieser in der Versammlung die Protokollführung an den 2. Schriftführer (als sich abzeichnet, dass die Mitglieder seine Entlastung als Vorstand verweigern werden) und verläßt für einen gewissen Zeitraum den Saal. In seiner Abwesenheit wird die Entlastung des 1. Schriftführers von den Mitgliedern abgelehnt. Zurückgekehrt äußert er nicht, daß er die Protokollführung wieder übernimmt. Der 2. Schriftführer führt deshalb stillschweigend weiter Protokoll.
Im weiteren Verlauf der Versammlung tritt dann der 1. Schriftführer von seinem Amt zurück (um einer Abstimmung über einen im Vorfeld gestelltem Abwahlantrag zuvorzukommen).
Wenig später wird während der weitere laufenden Versammlung der bisherige 2. Schriftführer zum 1. Kassierer gewählt. Da Doppelfunktionen im Vorstand satzungsmäßig untersagt sind, legt er sein Amt als 2.Schriftführer mit der Annahme der Wahl zum Kassierer nieder. (Die Niederschrift der Versammlung führt er, in Ermangelung eines anderen Schriftführers, aber weiter mit Unterstützung des 2. Vorsitzenden).
Nach der Versammlung haben nun der 2. Vorsitzende zusammen mit dem 1.Kassierer (vorher 2.Schriftführer) ein Protokoll erstellt und wollen es zusammen mit dem 1. Vorsitzenden durch ihre Unterschriften beurkunden. Nun besteht aber der zurückgetretene 1. Schriftführer darauf, das Protokoll zu erstellen und zu unterschreiben. Ist das zulässig? Ist er denn nicht mit Rücktritt vom Amt nicht mehr zur Beurkundung befugt? Wer unterschreibt/beurkundet stattdessen das Versammlungsprotokoll (neben dem 1. Vorsitzenden als Versammlungsleiter).
Danke im Voraus für die Hilfe!
Hallo,
kann die Unterschrift auch eingescannt auf dem Protokoll sein, oder muss sie original auf dem Papier gemacht werden, welches eingereicht wird?
Muss ein Vorstandprotokoll niederschrieben werden, auch wenn die Satzung dies nicht ausdrücklich vorsieht?
In Vergangenheit wurde der Briefmarkenverein meist nur vom 1. Vorsitzenden geführt, selten Vorstandssitzungen abgehalten und wenn, wurden nie Protokolle geführt.
Nun gibt es Nachfragen, welche vom alten Vorstand abgetan werden, das haben wir immer so gemacht.
Wie verhalten wir uns??