Sammelt Ihr Verein zweckgebundene Spenden? Dann müssen diese “zeitnah”, d.h. bis zum Ende des nächsten Wirtschaftsjahres verwendet werden, und dies für den angegebenen Zweck (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). Problematisch kann es werden, wenn es Ihrem Verein nicht gelingt, den geplanten Zweck innerhalb dieser Zeit auch tatsächlich umzusetzen. Sie riskieren, dass Sie die Spende zurückerstatten und sich die Zuwendungsbestätigung zurückgeben lassen müssen.

Ausnahmen gibt es allerdings z.B. im Rahmen des § 58 Nr. 11 AO: Weisen Sie bereits bei dem Spendenaufruf darauf hin, dass die erzieltem Spenden Ihrem Vereinsvermögen zugeführt werden können – dann können Sie dies im Anschluss gem. § 58 Nr. 11 lit. c) AO auch tun! Gleiches gilt für Einnahmen, die Ihr Verein aus Erbschaften oder Vermächtnissen erhält. Auch diese können dem Vereinsvermögen zugeführt werden, allerdings nur, wenn der Erblasser nichts anderes bestimmt hat (§ 58 Nr. 11 lit. a AO). Bei Sachspenden, die langfristig zum Vereinsvermögen gehören (also z.B. Sportgeräte, Musikinstrumente, Immobilien etc.) gilt das Gleiche. Eine allgemeine Zuführung von Spenden in ein Rücklage o. Ä. ist demgegenüber unzulässig. Dies verletzt den Grundsatz der “Selbstlosigkeit” (§ 55 AO). Allerdings bieten sich auch hier zwei weitere Möglichkeiten, mit den zweckgebundenen Spenden zu verfahren:

1. Zweckgebundene Rücklage nach § 58 Nr. 6 AO:
Die Steuervergünstigung bleibt erhalten, wenn Ihr Verein die Mittel ganz oder teilweise in Rücklagen überführt, die erforderlich sind, um die gemeinnützigen Zwecke nachhaltig zu erfüllen.

2. Freie Rücklage nach § 58 Nr. 7 AO:
Spenden einer freien Rücklage zuzuführen ist dann zulässig, wenn die Rücklage weniger als ein Drittel des kompletten Überschusses in der Vermögensverwaltung des Vereins ausmacht

Es ist eine beliebete weil praktische Methode: die ordentliche Mitgliederversammlung ist beschlussunfähig. Also wird sie an Ort und Stelle als außerordentliche Mitgliederversammlung neu einberufen und es werden Beschlüsse gefasst. Die Frage ist nur: Geht das?

Die Antwortet des OLG Köln in seiner Entscheidung vom 24.11.2008 (Az. 2 Wx 43/08) lautet: Nein – jedenfalls nicht, wenn dieses Verfahren nicht auch in der Satzung vorgesehen ist! Beschlüsse, die in einer satzungswidrigen Wiederholungsversammlung gefasst wurden sind nichtig und dürfen nicht vollzogen werden. Wurden Vorstandswahlen durchgeführt und entsprechend im Vereinsregister vermerkt, so ist die anschließende Durchführung eines berichtigenden Amtslöschungsverfahrens im öffentlichen Interesse.

Der Sachverhalt:
Die ordentliche Mitgliederversammlung eines Vereines war nicht beschlussfähig. Entsprechend einer Ankündigung in der Ladung wurde die Versammlung geschlossen und nach kurzer Pause als außerordentliche, als solche unabhängig von der Anzahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähige Mitgliederversammlung neu eröffnet.

In der Satzung des Vereines hieß es dazu:

[...] Die Einberufung zu den Mitgliederversammlungen erfolgt jeweils schriftlich mit einer Frist von 8 Tagen unter Bekanntgabe der Tagesordnung.
[...] Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder anwesend ist. Bei Beschlussunfähigkeit muss der 1. Vorsitzende oder bei Verhinderung sein Vertreter zeitnah eine zweite Versammlung einberufen, die ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig ist.

U.a. wurde alsdann der alte Vorstand abgewählt und durch einen neuen ersetzt. Dies wurde auch im Vereinsregister eingetragen.

Die Entscheidung-
Der alte Vorstand wehrte sich gegen dieses Vorgehen und bekam vor dem OLG schließlich Recht: nach den §§ 159, 142 FGG kann das Gericht Eintragungen in das Vereinsregister, die wegen des Mangels einer wesentlichen Voraussetzung unzulässig sind, von Amts wegen löschen. Ein wesentlicher Mangel lag dabei hier in der nicht erfolgten, ordnungsgemäßen Ladung zu der Wiederholungsversammlung:

Diese zweite Versammlung muss dann zwar zeitnah, aber unter Einhaltung der in Abs. 3 vorgeschriebenen Ladungsfrist einberufen werden. Diese Voraussetzungen sind vorliegend hinsichtlich der streitbefangenen Versammlung, die unmittelbar im Anschluss an die erste Versammlung durchgeführt worden ist, nicht beachtet worden.

Konsequenz:

Folge der nicht ordnungsgemäßen Ladung zur Mitgliederversammlung, in der die Vorstandswahlen durchgeführt worden sind, ist die Nichtigkeit der dort gefassten Beschlüsse. Für das Vereinsrecht gilt der Grundsatz, dass der Verstoß gegen zwingende Vorschriften des Gesetzes oder der Satzung den Beschluss nichtig macht.

Für die Vereinspraxis heißt dies: die Satzung muss eine hinreichende Grundlage für Wiederholungsversammlungen dergestalt enthalten, dass eine außerordentliche Versammlung ohne Verletzung beispielsweise der Ladungsvorschriften durchgeführt werden kann. Erst dann kann auch in der Ladung für die ordentliche auch unmittelbar zur außerordentlichen Versammlung geladen werden.

Es gilt auch hier: die Satzung ist mit großer Genauigkeit abzufassen um sich nicht dem Risiko von z.B. nichtigen Beschlüssen auszusetzen. Allerdings ist in jedem Einzelfall zu überprüfen, ob das Zulassen von unmitelbaren Wiederholungsversammlungen auch tatsächlich im Interesse des Vereines liegt!

Besser noch: Man läßt eine Bestimmung für eine Mindestteilnehmerzahl daher am Besten gleich weg! Die Praxis zeigt nämlich, dass sich die Mitglieder eines Vereines (vor allem eines inaktiven) auch nicht durch Satzungsbestimmungen zur Teilnahme an Versammlungen “zwingen” lassen. Wenn es wichtig wird oder Streit gibt, wird der Saal zudem meist von alleine voll – auch ohne eine Mindestteilnehmerzahl bezüglich der Beschlußfähigkeit. Wenn es eine eher formal notwendige Versammlung ist, werden nur die frustiert, die umsonst gekommen sind – und fehlen im Zweifel bei der nächsten Versammlung, was die Sache nicht demokratischer macht. Besser daher – besonders bei großen Vereinen – in der Satzung formulieren: “Jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist beschlußfähig”, anstatt den Umweg über die “sofortige Einberufung” zu gehen.

Wann und in welchem Umfang prüft ein Vereinsregistergericht Vereinsprotokolle nach Vorstandswahlen? Zu dieser Frage hat das OLG Düsseldorf in seiner Entscheidung vom 22.08.2008 (Az. I-3 Wx 182/08) Stellung genommen.

In dem Fall hatte die Mitgliederversammlung eines Vereines Vorstandswahlen durchgeführt. Satzungsgemäß war dies dem Registergericht unter Beifügung eines vom Vorstand und dem Protokollführer unterzeichneten Protokoll mitgeteilt worden. Aus diesem Protokoll ging eindeutig hervor, dass der Versammlungsleiter die Beschlussfähigkeit der Versammlung festgestellt hatte und es auch keinen anders lautenden Widerpruch gegeben habe. Das Gericht ersuchte den Verein dennoch um Mitteilung, wie viele Mitglieder der Verein denn habe und welche von ihnen bei der Mitgliederversammlung anwesend gewesen seien.

Zu Unrecht, entschied das OLG Düsseldorf.

Grundsätzlich ist gem. § 67 Abs. 1 Satz 1 BGB  jede Änderung bei Vorstandsbesetzungen (§ 26 BGB) vom Vorstand zur Eintragung anzumelden und eine Abschrift der Urkunde über die Änderung beizufügen. Dies ist nach Satz 2  die Niederschrift über die Mitgliederversammlung mit dem Beschluss über die Vorstandswahl. Liegen diese Nachweise vor hat das Registergericht davon auszugehen, dass der beurkundete Beschluss auch wirksam zustande gekommen ist. Weitere Nachweise könnten nur verlangt werden, wenn begründete Zweifel an der Wirksamkeit des zur Eintragung angemeldeten Beschlusses bestehen. Dies wäre etwa der Fall, wenn die der Anmeldung beigefügte Niederschrift der Mitgliederversammlung mit dem Beschluss über die Änderung des Vorstands nicht den satzungsgemäßen Anforderungen entspricht. Dies war vorliegend aber durchaus der Fall.

Würde das Misstrauen des Registergerichtes Schule machen, dann wären

regelmäßig außer der nach § 67 Abs. 1 Satz 2 BGB der Anmeldung beizufügenden Abschrift der Versammlungsniederschrift weitere Nachweise vorzulegen [...]. Das aber ist gerade nicht erforderlich

urteilten die Richter.

Allerdings: auch wenn aus diesem Urteil keine entsprechende rechtliche Verpflichtung erwächst so ist es doch ratsam, wenn Sie in Ihrem Verein eine Teilnehmerliste der Mitgliederversammlungen führen. Diese sollte unter anderem den jeweiligen Mitgliederstatus und die daraus erwachsene Stimmberechtigung enthalten. Sollte nach erfolgter Abstimmung die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung angezweifelt werden, wird Ihnen diese Liste wichtige Nachweismöglichkeiten an die Hand geben.

Wenn es ans Geld geht, dann hört der Spaß meistens auf – und so ist es auch bei Vereinen und ihren Mitgliedsbeiträgen. Und so sind das Eintreiben von ausstehenden Mitgliedsbeiträgen, Beitragsgerechtigkeit und die Anhebung der Beiträge sowie nicht zuletzt die Verwendung und Verteilung des Vereinseinkommens eine stete Quelle für rechtliche Auseindersetzungen. Dem kann man allerdings durch eine durchdachte Satzung und ein passende Beitragsordnung von vorne herein einen Riegel vorschieben:

Das Beitragswesen in der Satzung

Standardmäßig erheben die meisten Vereine Mitgliedsbeiträge. Sie bilden die wirtschaftliche Grundlage der Vereinsarbeit und sind daher oft schon Voraussetzung für die Eintragung ins Vereinsregister.

Die Satzung hat grundsätzlich lediglich das “ob” und die Form der Beiträge zu definieren (also z.B. periodisch oder einmalig, sowie die Fälligkeit). Eine ziffernmäßige Festlegung der Höhe ist nicht erforderlich und auch nicht ratsam. Notwendig ist aber, dass die Satzung eine Ermächtigungsgrundlage enthält, nach der die Bestimmung der Beitragshöhe einem Organ des Vereins (z.B. Vorstand oder Mitgliederversammlung) übertragen wird.

Der Verein kann nur diejenigen Beiträge erheben, für die eine entsprechende Ermächtigungsgrundlage in der Satzung besteht. Dies gilt auch für Organe, die z.B. Abteilungsbeiträge erheben – auch für diese muss es eine grundsätzliche satzungsgemäße Ermächtigung geben. Andernfalls ist die Beitragserhebung rechtswidrig und entsprechende Beschlüsse anfechtbar.

Darüber hinaus muss die Satzung sämtliche weiteren Beitragsarten genau regeln und die einzelnen Tatbestände darlegen (z.B. einmalige Sonderbeiträge in Form einer Aufnahmegebühr, Sonderumlagen, sog. “Bausteine” etc.). Ist dergleichen nicht in der Satzung festgelegt und reichen z.B. die periodischen Mitgliedsbeiträge nicht zum Bestreiten der Vereinsausgaben, so können der Vorstand und die Mitgliederversammlung nicht einfach “Sonderabgaben” beschließen. Es wird an der Ermächtigungsgrundlage fehlen.

Die Satzung kann (und sollte idealerweise) auch bestimmen, dass Höhe und die Einzelheiten der Mitgliedsbeiträge Gegenstand einer gesonderten Beitragsordnung sein sollen. Die entsprechende Ermächtigungsgrundlage in der Satzung muss dann auch die Kompetenz zum Erlaß der Beitragsordnung umfassen. Eine Beitragsordnung kann dann z.B. Einzelheiten zu den Zahlungsmodalitäten enthalten. Diese umfassen beispielsweise die Frage nach der Fälligkeit, der Zahlungsweise und des Empfängerkontos.

Verzugsregelungen

Die Zahlungsmoral von Vereinsmitgliedern unterscheidet sich nicht von der des Gros der Bevölkerung. Sie ist mäßig. Vereine sehen sich daher oft mit dem Problem konfrontiert wie sie mit säumigen Mitgliedern verfahren sollen.

Grundsätzlich gilt: die Mitgliedschaft im Verein stellt eine schuldrechtliche Verpflichtung zur Zahlung etwaiger Beiträge dar. Zwischen den Mitgliedern und dem Verein besteht also ein Vertrag, auf dessen Einhaltung beide Seiten pochen können. Zahlungsverzug richtet sich somit nach dem BGB und denjenigen Regeln, wie sie im Prinzip auch für z.B. Kaufverträge Anwendung finden. Zahlt ein Mitglied also nicht, obwohl es dies längst müsste – der Beitrag also “fällig” ist -, dann kann es in Verzug geraten. Wenn Satzung und Beitragsordnung keine kalendermäßige Leistungszeit für den Mitgliedsbeitrag bestimmen (also z.B. den 1. Juli eines jeden Jahres), dann bedarf es dazu noch einer Mahnung seitens des Vereines (vgl. § 286 BGB). Allerdings verjährt ein rückständiger Vereinsbeitrag in drei Jahren (§ 195 BGB) begonnen mit dem Schluß des Jahres, in der er erstmalig zu zahlen gewesen ist (§ 199 Abs. 1 BGB).

Kann man einfach auf das Geld verzichten? Nein! Der Vorstand oder die sonst satzungsmäßig bestimmten Organe sind verpflichtet Außenstände des Vereins pflichtgemäß einzutreiben. Abschreiben können sie diese freilich aufgrund sachlicher Erwägungen (z.B. Vermögenslosigkeit, Unzustellbarkeit von Mahnbescheiden etc.) Versäumen sie, die Außenstände beizutreiben und verjähren die Beitragsaußenstände infolge dessen, so können sie sich schadensersatzpflichtig machen!

Was die Kosten der Eintreibung von Außenständen betrifft, sollte die Satzung regeln, dass die Kosten der Rechtsverfolgung vom Mitglied zu tragen sind. Dann kann der Vorstand die Arbeit und den Ärger bei diesem Thema nach erfolgloser Mahnung getrost einem Anwalt überlassen. Ebenfalls ratsam ist es, neben dem “normalen” Ausschluß auch die vereinfachte Form einer “Streichung” aus dem Mitgliederverzeichnis in der Satzung vorzusehen. Wer danach z.B. zwei Beitragsjahre im Rückstand ist, kann dann vereinfacht aus dem Verein ausgeschlossen werden, ohne das ansonsten meist nötige Anhörungs- und Beschlußverfahren.

Beitragserhöhung

Diese richtet sich mangels weitergehender Regelungen im BGB nach der Satzung bzw. der Beitragsordnung. Diese Rechtsgrundlagen  müssen wenigstens die grundlegenden Fragen hinreichend regeln:

Welches Vereinsorgan ist zuständig für die Beitragserhöhung und mit welcher Mehrheit kann es sie beschließen? Welche Verfahrensgrundsätze sind zu beachten? Wann wird die Erhöhung wirksam?

Beitragserhöhungen sind nicht grenzenlos möglich. Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Mitglieder darf nicht unberücksichtigt bleiben. Allerdings gibt es insoweit keine gesetzlichen Vorgaben, so dass entsprechende Auseinandersetzungen im Verein regelmäßig einer Einzelfallprüfung unterfallen. Es ist ratsam, Beitragsanpassungen in transparenter Weise der Mitgliederversammlung zu unterbreiten.

Beitragserhöhungen müssen bei Einladung zur Mietgliederversammlung auf der Tagesordnung stehen, denn andernfalls können die Mitglieder keinen Beschluss darüber fassen. Nachträgliche Ergänzungen der Tagesordnung müssen in verfahrensrechtlicher Hinsicht in der Satzung angelegt sein.

Ende der Beitragspflicht

Die Beitragspflicht endet mit dem Ausscheiden eines Mitglieds (also z.B. durch Tod, Austritt oder Ausschluss). Ausstehende Beiträge müssen nachgezahlt werden, ggf. von den Erben. Gleiches gilt für die Auflösung des Vereines, die gleichsamt die Beitragspflicht beendet. Die Liquidatoren haben dann noch ausstehende Beiträge einzuziehen.

Wem kann der Verein den Zutritt zur Mitgliederversammlung verwehren? Nicht-Mitgliedern, gut. Aber wie schaut es bei Mitgliedern aus? Haben diese ein uneingeschränktes Teilnahmerecht?

Grundsätzlich ja! Soweit es die Mitgliederversammlung betrifft.

Dieses gilt nicht nur für ordentliche Mitgliedner, sondern auch für Ehrenmitglieder, Fördermitglieder etc., d.h. auch all denjenigen Mitgliedern, die u.U. gar kein Stimmrecht haben. Die Satzung kann dieses Recht dem Grunde nach auch nicht beschneiden. Das Teilnahmerecht erlischt auch nicht im Falle des Stimmrechtsausschlusses eines Mitgliedes in eigenen Angelegenheiten.

Allerdings besteht die Möglichkeit, die Teilnahme an Mitgliederversammlungen an bestimmte Voraussetzungen zu knüpfen. Denkbar sind z.B. die Vorlage der Einladung, eines Mitgliedsausweises oder einer Quittung über Zahlung des Mitgliedsbeitrages.

Das Recht jedes Mitglieds (auch des “passiven” oder “fördernden”) an der Willensbildung des Vereins mitwirken zu können, schließt das Recht auf Teilnahme und das Recht zur Wortmeldung und Antragstellung auf der Mitgliederversammlung mit ein – selbst wenn es anschließend über den eigenen Antrag nicht abstimmen darf. 

Die Satzung darf zwar das Wahl- und Stimmrecht begrenzen, hinsichtlich Anwesenheit-, Auskunfts-, Rede- und Antragsrecht bei der Mitgliederversammlung kann sie es aber insoweit nicht. Ansonsten aber ist jede sachliche Differenzierung durch Satzungsbeschluß möglich, also beispielsweise in einem berufsständischem Verband diejenigen, die nicht (mehr) diesen Beruf ausüben nur noch als nicht-stimmberechtigte Fördermitglieder zuzulassen, deren Teilnahmemöglichkeiten am Vereinsleben beschränkt sind.

Auch ist das Teilnahmerecht grundsätzlich ein persönliches Recht. Vertreter können dies für ein Mitglied nur wahrnehmen, wenn die Satzung entsprechendes vorsieht. Mangelt es an einer solchen Regelung, kann der Vertreter höchstens als Gast teilnehmen. Auch Journalisten haben keinen Anspruch auf Anwesenheit.

Gäste jedoch haben grundsätzlich kein Teilnahme- und Mitwirkungsrecht. Die Satzung oder ein Beschluss der Mitgliederversammlung können dazu aber die entsprechenden Regeln festlegen. Z.B.  Repräsentanten von Dachverbänden oder assoziierten Körperschaften Rechte einräumen, Grußworte zulassen etc.. In jedem Fall haben Gäste nur ein Recht auf Anwesenheit, es sei denn, die Satzung gewährt ihnen zusätzliche Kompetenzen. Denkbar wäre insoweit z.B. ein Frage- oder Rederecht.

Auch Berater oder Rechtsanwälte von Mitgliedern können ihre Teilnahme, so sie keine originären Mitglieder sind, nur aus der Satzung oder einem Beschluss der Mitgliederversammlung herleiten. Andernfalls haben sie kein Anwesenheits- oder Teilnahmerecht. Etwas anderes gilt nur bei der Verhandlung über Vereinsstrafmaßnahmen, wenn sich auch der Verein eines Rechtsbeistandes bedient.

Grundsätzlich zur Teilnahme berechtigt sind auch die gesetzlichen Vertreter von z.B. minderjährigen Mitgliedern und zwar auch dann, wenn diese kein Stimmrecht haben.

Wem schuldet der Vorstand eines Vereines Rechenschaft, wem muss er z.B. den Kontostand des Vereines mitteilen?

Grundsätzlich muss der Vorstand dem Verein wie der Auftragnehmer dem Auftraggeber Rechenschaft ablegen (§ 27 Abs. 3 i.V. mit § 666 BGB). Die Details regelt die  Satzung. Dazu gehört etwa die Frage, wem gegenüber Rechenschaft abzulegen ist, also der Mitgliederversammlung, Revisoren oder Rechnungsprüfern.

Allerdings ist jeder Vorstand jeder Mitgliederversammlung zur Auskunft erpflichtet. Nähere Informationen zur finanziellen Lage des Vereins – also auch des Kontostandes – sind in diesem Zusammenhang selbstverständlich auch zulässig. Überhaupt gehört zum pflichtgemäßen Inhalt des Rechenschaftsberichtes alles, was nach vernünftigem Ermessen zur sachgemäßen Beurteilung der Geschäftsführung und damit verbunden mit der Entlastung durch die Mitgliederversammlung erforderlich ist.

Nicht zu beantworten braucht der Vorstand Fragen zu allen einzelnen Kontobewegungen während seines Tätigkeitszeitraumes. Umfasst allerdings der Rechenschaftsbericht des Vorstandes auch Kontoauszüge so kann die Mitgliederversammlung auf Nachfrage auch in diese Einsicht nehmen. Andernfalls besteht kein Recht zur Einsichtnahme, es sei denn für den Vorstand, den Schatzmeister und den/die Kassenprüfer.

Auch sonst kann die Satzung Beschränkungen der Einsichtsrechte enthalten, beispielsweise was die Einsicht der Mitglieder in nicht-vereinsöffentliche Personalentscheidungen des Vorstandes betrifft. Hier gehen ggfs. auch individuelle Persönlichkeitsrechte und Datenschutzverpflichtungen dem (allgemeinen) Informationsanspruch eines einzelnen Mitglieds vor. Gerade im Falle von Streitigkeiten ist das jedoch im Einzelfall rechtlich zu prüfen.

Es mag wie ein bloßer Formalismus wirken und oftmals ist diese Einschätzung auch gar nicht so fernliegend.  Dennoch gilt, dass man sich als Verein lieber im Vorfeld mit den Anforderung dieser gesetzlichen geforderten Mitschrift auseinandersetzen sollte, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Gerade bei größeren Vereinen und Verbänden gilt, dass man nur “getrost nach Hause tragen” kann, was Schwarz auf Weiß geschrieben steht – vor allem wenn es um streitbehaftete Erörterungen und Beschlüsse geht…

Beschlüsse einer Mitgliederversammlung  sind zum Nachweis im Rechtsverkehr zu beurkunden d.h. im Wege der Niederschrift festzuhalten. Der formell korrekte  beurkundete Inhalt der Niederschrift erbringt den vollendeten Beweis für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Beurkundenten – bis das Gegenteil bewiesen ist. Das “Protokoll” spielt daher eine zentrale Rolle im Vereinsrecht.

Wie so oft sind die gesetzlichen Anforderungen gering und überlassen den Regelungsbedarf der Satzung. Diese hat festzulegen, in welcher Form die “Beurkundung der Beschlüsse” zu erfolgen hat, § 58 Nr. 4 BGB. Daraus ergeben sich folglich nur Mindestanforderungen, die nicht immer den tatsächlichen Gegebenheiten einer Mitgliederversammlung gerecht werden. Generell sind bestimmte Anforderungen an das Protokoll zu beachten:

Formelle Anforderungen

• Üblicherweise wird zwei Personen (z.B. Versammlungsleiter und Schriftführer) die Beurkundung der Beschlüsse überlassen, wobei allerdings eine Person durchaus ausreichend wäre
• Die zur Beurkundung bestimmen Personen übernehmen durch ihre Unterschrift die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Protokolls
• Bei großen Vereinen kann es bei Erörterung besonders streitiger Themen zweckmäßig sein, ein anwesendes Mitglied das Protokoll mit abzeichnen zu lassen
• Die Niederschrift kann im Entwurf natürlich auch durch Mitarbeiter, Freiwillige usw. gefertigt werden – unterschreiben und verantworten müßen es aber immer die für die Protokollierung zuständigen Mitglieder des Vereins.

Inhaltliche Anforderungen

• Ort und Zeit der Versammlung inkl. Beginn, Ende und Unterbrechungen
• Angabe, wer Versammlungsleiter und wer Protokollant ist
• Anzahl der anwesenden (stimmberechtigten) Mitglieder und sonstiger Anwesender, ggfs. namentliche Teilnehmerlisten (als Anlage)
• Feststellung der Tagesordnung und der satzungsmäßigen Berufung sowie der Beschlussfähigkeit der Versammlung
• das zahlenmässie Abstimmungsergebnis (z.B. 10 dafür; 2 dagegen; 1 Enthaltung) und die Erklärung von Gewählten über die Annahme des Amtes – mit Angabe des vollständigen Namens und Adresse, ggfs. als Anlage
• die (ursprünglichen) Anträge und der Wortlaut der (eventuell anderslautend) gefassten Beschlüsse
• der allgemeine Verlauf der Versammlung.

Üblicherweise wird das Protokoll nur stichpunktartig geführt und im Anschluss an die Versammlung in eine dem Vereinsrecht gemäße Schriftform gebracht. Es ist dann entsprechend der Satzung zu beglaubigen. Die verantwortlichen Personen haben darauf zu achten, dass das Protokoll den Verlauf der Versammlung korrekt wiedergibt. Ziel sollte es sein, spätere Einwände von Mitgliedern auszuschließen.

Wenn die Satzung nicht etwas andere bestimmt – etwa einen Genehmigungsbeschluss durch die folgende Mitgliederversammlung – sind Einwände gegen das Protokoll nach Genehmigung durch die Verantwortlichen anschließend nicht mehr möglich. Das vermittelt dem Protokoll auch in gerichtlichen Auseinandersetzungen einen hohen Beweiswert.

Die Gründung und laufende strategische und rechtliche Beratung von Vereinen, Verbänden und gemeinnützigen Stiftungen in Deutschland und der EU gehört zu einer der Spezialitäten unserer Kanzlei. Dazu gehört neben der gerichtlichen und außergerichtlichen Beratung und Vertretung von Vereinen und ihren Vorständen auch die Übernahme von Funktionen wie die des (externen) Datenschutzbeauftragten, Geschäftsführers oder Ombudsmanns. Als Justitiar von Verbänden wie dem Bundesverband deutscher Pressesprecher (BdP), dem europäischen Pressesprecherverband EACD in Brüssel oder dem Bundesverband Personalmanager (BPM) und aus der laufenden Beratung vieler weiterer Vereine und (gemeinnütziger) Organisationen kann ich auf eine breite Kenntnisse und einige Erfahrung über erfolgreiche Vereinsführung und Konfliktlösung zurückgreifen. Infos zu aktuellen Themen rund ums Vereinsrecht finden sich hier.

Auch Vereine unterliegen den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Der Vorstand eines Vereins ist in Bezug auf die Verwaltung der Daten seiner Mitglieder verantwortliche Stelle im Sinne des §3 Abs. 7 BDSG. Satzungsgemäß berufene Funktionsträger des Vereins haben daher zur Erfüllung ihrer Aufgaben für den Verein berechtigten Zugriff auf die Mitgliederdaten und können diese auch im Rahmen der Satzung und Beschlüsse nutzen. Vereinsmitglieder, die im Verein keine Funktionen ausüben, sind datenschutzrechtlich im Verhältnis zum Verein dagegen „Dritte“ im Sinne des §3 Abs. 8 Satz 2 BDSG. Jede Weitergabe von Mitgliederdaten an sie stellt – genauso wie die Weitergabe an Personen außerhalb des Vereins – daher eine Datenübermittlung im Sinne des §3 Abs. 4 Nr. 3 BDSG dar. Dieses aber ist nur unter bestimmten Umständen zulässig. Bei vorliegen besonderem „berechtigten Interesse“ kann nach Ansicht mancher Gerichte unter Umständen ein einzelnes Mitglied selbst in großen Vereinen die Nutzung aller E-Mail-Adressen aller anderen Mitglieder verlangen. Eine Rechtsprechung, die besonders für große Organisationen ungeheure Sprengkraft für den Vereinsfrieden entfalten kann.

Vereine unterliegen den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Gem. § 4 Abs. 1 BDSG dürfen personenbezogene Daten von einem Verein nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn eine Vorschrift des BDSG oder eine sonstige Rechtsvorschrift dies erlaubt oder soweit die Betroffenen eingewilligt haben.

Bei einer Mitgliedschaft im Verein handelt es sich um ein rechtsgeschäftsähnliches Schuldverhältnis im Sinne des § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BDSG. Die genaue Ausgestaltung dieses Rechtsverhältnisses ergibt sich durch die Satzung des Vereins und die in dem Verein geltenden Regeln, soweit sie sich aus (schriftlichen) Beschlüssen, Geschäftsordnungen oder der im Verein gepflegten Praxis ergeben. Aus der Rechtsbeziehung folgt, dass sowohl der Verein gegenüber den Mitgliedern, aber auch die Mitglieder untereinander und dem Verein gegenüber die Interessen des jeweils Anderen angemessen berücksichtigen müssen. Dieses gilt insbesondere auch bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten, bei der das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Betroffenen angemessen zu berücksichtigen ist.

Der Vorstand eines Vereins ist in Bezug auf die Verwaltung der Daten seiner Mitglieder verantwortliche Stelle im Sinne des §3 Abs. 7 BDSG. Satzungsgemäß berufene Funktionsträger des Vereins haben daher im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben für den Verein Zugriff auf die Mitgliederdaten und können diese auch im Rahmen der Satzung und Beschlüsse nutzen.

Vereinsmitglieder, die im Verein keine Funktionen ausüben, sind datenschutzrechtlich im Verhältnis zum Verein dagegen „Dritte“ im Sinne des §3 Abs. 8 Satz 2 BDSG. Jede Weitergabe von Mitgliederdaten an sie stellt – genauso wie die Weitergabe an Personen außerhalb des Vereins – daher eine Datenübermittlung im Sinne des §3 Abs. 4 Nr. 3 BDSG dar. Dieses aber ist nur unter bestimmten Umständen zulässig:

1. Mitgliederdaten dürfen nach den Vorschriften den BDSG zunächst selbstverständlich an Dritte herausgegeben werden, wenn die beispielsweise auf einer Liste verzeichneten Mitglieder damit einverstanden sind. Dazu bedarf es regelmäßig dem Vorliegen einer Einwilligung, die gem. §4a Abs. 1 BDSG der Schriftform bedarf und den sonstigen Vorgaben der Vorschrift genügt.
2. Einer gesonderten schriftlichen Zustimmungserklärung bedarf es dagegen in aller Regel nicht, wenn es in dem Verein üblich und dem Mitglied (bei Eintritt) bekannt oder sogar in der Satzung geregelt ist, dass Mitgliederverzeichnisse veröffentlicht werden oder Daten zur Erfüllung des Vereinszwecks an Dritte übermittelt werden, gerade dann, wenn dieses der Erfüllung des Vereinszweckes dient (Fördervereine, berufliche Netzwerke, Singleclubs etc.). Dann ist die Übermittlung von Daten in dem Umfange (aber auch nur in diesem) an Dritte ohne weiteres möglich, wie in dem vom Mitglied akzeptierten Verzeichnis Daten enthalten sind. Sind aber in diesem öffentlichen Verzeichnis nur Firmenanschriften verzeichnet, wäre die Übermittlung der Privatadresse von der Einwilligung z.B. aber nicht umfasst.
3. Schließlich kann die Übermittlung noch aus den weiteren, in § 28 BDSG genannten Gründen gestattet sein, insbesondere zur Wahrung berechtigter Interessen eines Dritten gem. § 28 Abs. 2a BDSG.

Wenn funktionslose Mitglieder den Vorstand eines Vereines um Auskunft über Daten anderer Mitglieder ersuchen, ohne dass eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt und es auch in dem Verein nicht Praxis ist, die Adressdaten aller Mitglieder (vereinsintern) zu veröffentlichen, beurteilt sich die Zulässigkeit der Datenübermittlung allein nach §28 Abs. 2a BDSG, also danach, ob das auskunftsersuchende Vereinsmitglied ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis der Daten hat und ob bei pauschaler Abwägung keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Mitglieder der Datenübermittlung entgegenstehen. Hierbei handelt es sich um eine Einzelfallentscheidung, die der Vereinsvorstand auf die konkrete Situation bezogen zu treffen hat.

Ein berechtigtes Interesse im Sinne des § 28 Abs. 2 a BDSG ist ein „nach vernünftigen Erwägungen durch die Sachlage gerechtfertigtes, also tatsächliches Interesse, das wirtschaftlicher oder ideeller Natur sein kann“ (vgl. Auernhammer, BDSG 90 § 28 Rn. 18). Das OLG Saarbrücken (AZ: 1 U 450/07-142, Urteil vom 02.04.2008) hat unter Zugrundelegung des gleichen Rechtsgedanken und aus allgemeinen vereinsrechtlichen Grundsätzen bei Vorliegen solcher berechtigter Interessen weitergehend nicht nur ein Recht, sondern sogar einen Anspruch auf diese Daten gefolgert: „Der Anspruch (auf Herausgabe der Kontaktdaten) beruht darauf, dass sich der Einzelne bei privatrechtlichen Vereinen freiwillig dem Verein angeschlossen hat und damit mit den anderen Mitgliedern in eine gewollte Rechtsgemeinschaft eingetreten ist, die von ihm auch fordert, dass er den anderen Mitgliedern bei berechtigtem Interesse derselben den Kontakt mit ihm durch Angabe seiner Personalien ermöglicht“ (so auch: Bayerischer VGH München, Beschluss vom 5.10.1998 Az.: 21 ZE 98.2707).

Entscheidend für die Rechtfertigung, zugleich aber auch Anspruchsvoraussetzung für die Übermittlung der Daten, ist damit ein im Einzelfall „berechtigtes Interesse“ eines Mitgliedes an diesen Informationen über die anderen Mitglieder, das entgegenstehende Interessen des Vereins und der Betroffenen überwiegt.

Das Gesetz kennt lediglich dafür den Fall des konkreten Minderheitenbegehrens gem. § 37 BGB: Aus der Weigerung eines Vorstandes, ein bestimmtes Begehren zeitnah auf einer Mitgliederversammlung zu besprechen und dazu einzuladen, kann sich selbstverständlich ein Anspruch ergeben, die Adressen der übrigen Mitglieder zu erfahren, um das für eine außerordentliche Versammlung nötige Quorum überhaupt erreichen zu können.

Darüber hinaus hat die Rechtsprechung ein berechtigtes Interesse aber auch aus „allgemeinen vereinsrechtlichen Grundsätzen“ in anderen Gründen bejaht, unabhängig von einem konkreten Minderheitenbegehren:

Im einem vom OLG Hamburg entschiedenen Fall (Az.: 6 U 38/08, Urteil vom 03. 01.2008) wurde ein solches berechtigtes Interesse beispielsweise in einem Fall angenommen, bei dem es konkreten Streit zwischen dem Vorstand und einigen Mitgliedern insbesondere um die Gültigkeit von Satzungsänderungen und die Gültigkeit von Beschlüssen von Mitgliederversammlungen gab, was von den Klägern als „falsche Kursänderung“ betrachtet wurde. Hier sah das Gericht ein berechtigtes Interesse auf Herausgabe der Mitgliederlisten an einen Treuhänder an, damit die klagenden Mitglieder – auch ohne eine außerordentliche Mitgliederversammlung anzustreben – durch Kenntnis der Daten der übrigen Mitglieder der Organisation für die Mitgliederversammlung auf eigene Kosten eine Opposition gegen die Vereinsführung, einschließlich einer Kandidatur für Führungspositionen, gegen den bestehenden Vorstand organisieren können. Das  OLG Saarbrücken (AZ: 1 U 450/07-142, Urteil vom 02.04.2008) bejahte einen Anspruch in einem ähnlichen Fall, in dem insbesondere die Gültigkeit von Wahlen zur Debatte stand und dem Kläger keine vergleichbaren Möglichkeiten der Wahlwerbung eröffnet waren, während ein anderes Mitglied unter Verletzung des Gebotes der Chancengleichheit die Mitgliederdaten für seine Wahlwerbung genutzt hat.

Soweit im Einzelfall kein berechtigtes Interesse gegeben ist, ist dagegen grundsätzlich ein entgegenstehendes Interesse der von der Übermittlung betroffenen übrigen Mitglieder anzunehmen, dass die Übermittlung der Mitgliederdaten an Dritte verbietet.

Während bei Vereinen, bei denen nach Größe und Vereinszweck eine besondere persönliche Verbundenheit zwischen den Vereinsmitgliedern besteht oder bei denen die Pflege des persönlichen Kontakts sogar einen wesentlichen Bestandteil des Vereinszwecks darstellt, die Weitergabe der Mitgliederdaten ggf. auf die Grundlage des § 28 Abs. 2 a BDSG oder sogar des §28 Abs. 1 S. 1Nr. 1 gestützt werden kann, stellt sich das besonders bei größeren Vereinen anders dar:

Wer in bundesweit agierende Vereine mit mehreren tausend Mitgliedern eingetreten ist oder gar in „Massenorganisationen“ wie beispielsweise Amnesty International, Greenpeace oder auch dem ADAC, ist sich darüber bewusst, dass dort die Mitglieder grundsätzlich nicht alle anderen Mitglieder des Vereins kennen und diese Kenntnis auch nicht erforderlich ist, um am „Vereinsleben“ teilzunehmen. Hier kann auch nicht von vornherein angenommen werden, dass alle Vereinsmitglieder schon allein wegen der Tatsache ihrer gemeinsamen Mitgliedschaft in dem besagten Verein ein Interesse an der Übermittlung oder Nutzung ihrer Daten durch andere, funktionslose Mitglieder hätten. Im Gegenteil – gerade in solchen Vereinen würden es die meisten Mitglieder als unzulässigen „SPAM“ ansehen, wenn sie unverlangt E-Mails ihnen gänzlich unbekannter, funktionsloser Mitglieder erhalten würden. Die Nutzung oder gar Herausgabe einer Liste mit den Daten aller Mitglieder des Vereins an ein Einzelmitglied kann sich daher nur als datenschutzrechtlich unzulässig erweisen, wenn nicht wie in den zuvor beschriebenen Urteilen konkret berechtigte Interessen vorgetragen werden, die demgegenüber überwiegen.     

Insofern überrascht aktuell das Landgericht Münster mit einem, wenn auch nur im Eilverfahren gefassten und auch noch nicht rechtskräftigen Beschluss: In diesem lässt die erkennende Kammer erkennen, dass es ihr für den Anspruch auf die Nutzung aller E-Mail-Adressen offenbar bereits genügt, wenn ein Mitglied lediglich die Absicht hat, bei einer bereits ordnungsgemäß einberufenen Mitgliederversammlung für ein Vorstandsamt zu kandidieren. Anders als in den vorgenannten obergerichtlichen Verfahren treten in diesem konkreten Fall Umstände wie Chancenungleichheiten oder gar die Notwendigkeit des Aufbaus einer Opposition etc. nicht hinzu und werden auch noch nicht mal behauptet.

Würde aber bereits die bloße Kandidatur für ein Vorstandsamt bei großen Vereinen genügen, einem einfachen Mitglied einen Anspruch auf die Übermittlung oder Nutzung aller (E-Mail-) Adressen des Vereins zu vermitteln, hätte dieses erhebliche negative Auswirkungen gerade für große, mitgliederstarke Vereine:

Absehbare Folge ist, dass nicht nur besonders datensensible Personen davon zurückschrecken werden, überhaupt einem Verein beizutreten oder in ihm zu verbleiben, wenn ihre Daten vom Vorstand vor Wahlen möglicherweise an eine Vielzahl von Bewerbern zur Nutzung überlassen werden müssen und sie damit rechnen dürften, auch von diesen eine Vielzahl unverlangter (E-Mail-) Nachrichten zu erhalten. Unter dem Aspekt der Chancengleichheit würde zudem schon der erfolgreiche Anspruch eines Mitgliedes genügen, um auch den weiteren Kandidaten diese Möglichkeit einräumen zu müssen. In der Mehrheit dürften die Mitglieder von großen Vereinen wenigstens die generelle Löschung ihrer E-Mail-Adresse aus den Verzeichnissen des Vorstandes verlangen und damit gerade großen Organisationen eine „Explosion“ bei den Portokosten bescheren.

Die wie vom OLG Hamburg gewählte Lösung, einer missbräuchlichen Nutzung zu begegnen, indem die Daten nicht an das Mitglied direkt übermittelt, sondern an einen Treuhänder übergeben werden, der die Nachrichten des einfachen Mitglieds versendet und sie vorher auf strafbare Inhalte oder gegen kommerziell werbende Botschaften prüft, ändert aus Sicht der übrigen Mitglieder des Vereins nichts: Schließlich erhalten sie auch dann eigentlich unerwünschte „Zwangsbenachrichtigung“ ihnen unbekannter Mitglieder, gegen deren (erstmaligen oder weiteren) Erhalt sie sich jeweils gesondert durch Widersprüche erwehren müssen. Auch die (vorherige) Bekanntgabe des Urteils durch den Verein oder den Treuhänder reduziert in der Praxis die Belastung für die Betroffenen nicht.

Dabei erweist sich die Vermittlung eines Anspruches auf Nutzung gerade von E-Mail-Adressen als fatal: Im Unterschied zur Nutzung einer Liste von Postadresse aller Vereinsmitglieder, ist mit der Versendung von Nachrichten keine nennenswerte logistische und gar kostenmäßige Hürde verbunden. Die Herstellung und Versendung Tausender, Hundertausender oder gar Millionen von Briefen durch „notorische Querulanten“, wie sie jede Massenorganisation in ihren Reihen erdulden muss, ist schon wegen der damit verbundenen hohen Portokosten weitaus weniger wahrscheinlich, als die Versendung einer gleichen Zahl von E-Mail-Nachrichten.

Die Wertung der Gerichte zur belästigenden Wirkung von SPAM-Mails ist ansonsten daher auch sehr eindeutig: Unverlangte Mails im E-Mail-Postfach werden als stärkere Belastung angesehen, als unverlangte Werbung im Post-Briefkasten. Bereits die einmalige Zusendung unverlangter E-Mail-Werbung kann daher – selbst wenn es um die Werbung politischer Parteien im Vorfeld einer demokratischen Wahl geht – als unzulässiger SPAM und damit als Verletzung der Persönlichkeitsrechte der Betroffenen bewertet werden (vgl. BGH, Beschluss vom 20.05.2009 – Az. I ZR 218/07). Zu keiner anderen Wertung wird man dann aber kommen können, wenn es nur um die Wahlwerbung von Kandidaten für einen Vereinsvorstand geht, ohne dass ein besonderer Grund ausnahmsweise hinzutritt.

Das ausnahmsweise berechtigte Interesse eines einzelnen Mitgliedes die grundsätzlichen Interessen der übrigen Mitglieder überwiegen können und es dann auch in ihrem (mittelbaren) Interesse ist, von ihnen Unbekannten unverlangte Nachrichten über den Verein zu erhalten, dürfte weitgehender juristischer Konsens sein, auch wenn eine grundsätzliche Klärung dieser Frage durch den BGH bislang nicht erfolgt ist. Je größer der Verein ist und je weniger die Mitglieder direkten kommunikativen Austausch „aller mit allen“ erwarten, umso konkreter und schwerer muss dabei aber auch das Interesse wiegen, aus dem sich ausnahmsweise ein Anspruch des Einzelnen funktionslosen Mitgliedes ergeben soll, allen anderen Mitgliedern seine persönliche Nachrichten aufdrängen zu dürfen. Eine normale Kandidatur für eine normale Vereinswahl kann dabei jedenfalls nicht ausreichen.