Es mag wie ein bloßer Formalismus wirken und oftmals ist diese Einschätzung auch gar nicht so fernliegend.  Dennoch gilt, dass man sich als Verein lieber im Vorfeld mit den Anforderung dieser gesetzlichen geforderten Mitschrift auseinandersetzen sollte, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Gerade bei größeren Vereinen und Verbänden gilt, dass man nur „getrost nach Hause tragen“ kann, was Schwarz auf Weiß geschrieben steht – vor allem wenn es um streitbehaftete Erörterungen und Beschlüsse geht…

Beschlüsse einer Mitgliederversammlung  sind zum Nachweis im Rechtsverkehr zu beurkunden d.h. im Wege der Niederschrift festzuhalten. Der formell korrekte  beurkundete Inhalt der Niederschrift erbringt den vollendeten Beweis für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Beurkundenten – bis das Gegenteil bewiesen ist. Das „Protokoll“ spielt daher eine zentrale Rolle im Vereinsrecht.

Wie so oft sind die gesetzlichen Anforderungen gering und überlassen den Regelungsbedarf der Satzung. Diese hat festzulegen, in welcher Form die „Beurkundung der Beschlüsse“ zu erfolgen hat, § 58 Nr. 4 BGB. Daraus ergeben sich folglich nur Mindestanforderungen, die nicht immer den tatsächlichen Gegebenheiten einer Mitgliederversammlung gerecht werden. Generell sind bestimmte Anforderungen an das Protokoll zu beachten:

Formelle Anforderungen

  • Üblicherweise wird zwei Personen (z.B. Versammlungsleiter und Schriftführer) die Beurkundung der Beschlüsse überlassen, wobei allerdings eine Person durchaus ausreichend wäre
  • Die zur Beurkundung bestimmen Personen übernehmen durch ihre Unterschrift die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Protokolls
  • Bei großen Vereinen kann es bei Erörterung besonders streitiger Themen zweckmäßig sein, ein anwesendes Mitglied das Protokoll mit abzeichnen zu lassen
  • Die Niederschrift kann im Entwurf natürlich auch durch Mitarbeiter, Freiwillige usw. gefertigt werden – unterschreiben und verantworten müßen es aber immer die für die Protokollierung zuständigen Mitglieder des Vereins.

Inhaltliche Anforderungen

  • Ort und Zeit der Versammlung inkl. Beginn, Ende und Unterbrechungen
  • Angabe, wer Versammlungsleiter und wer Protokollant ist
  • Anzahl der anwesenden (stimmberechtigten) Mitglieder und sonstiger Anwesender, ggfs. namentliche Teilnehmerlisten (als Anlage)
  • Feststellung der Tagesordnung und der satzungsmäßigen Berufung sowie der Beschlussfähigkeit der Versammlung
  • das zahlenmässie Abstimmungsergebnis (z.B. 10 dafür; 2 dagegen; 1 Enthaltung) und die Erklärung von Gewählten über die Annahme des Amtes – mit Angabe des vollständigen Namens und Adresse, ggfs. als Anlage
  • die (ursprünglichen) Anträge und der Wortlaut der (eventuell anderslautend) gefassten Beschlüsse
  • der allgemeine Verlauf der Versammlung.

Üblicherweise wird das Protokoll nur stichpunktartig geführt und im Anschluss an die Versammlung in eine dem Vereinsrecht gemäße Schriftform gebracht. Es ist dann entsprechend der Satzung zu beglaubigen. Die verantwortlichen Personen haben darauf zu achten, dass das Protokoll den Verlauf der Versammlung korrekt wiedergibt. Ziel sollte es sein, spätere Einwände von Mitgliedern auszuschließen.

Wenn die Satzung nicht etwas andere bestimmt – etwa einen Genehmigungsbeschluss durch die folgende Mitgliederversammlung – sind Einwände gegen das Protokoll nach Genehmigung durch die Verantwortlichen anschließend nicht mehr möglich. Das vermittelt dem Protokoll auch in gerichtlichen Auseinandersetzungen einen hohen Beweiswert.