Es mag wie ein blo­ßer For­ma­lis­mus wir­ken und oft­mals ist die­se Ein­schät­zung auch gar nicht so fern­lie­gend.  Den­noch gilt, dass man sich als Ver­ein lie­ber im Vor­feld mit den Anfor­de­rung die­ser gesetz­li­chen gefor­der­ten Mit­schrift aus­ein­an­der­set­zen soll­te, um unan­ge­neh­me Über­ra­schun­gen zu ver­mei­den. Gera­de bei grö­ße­ren Ver­ei­nen und Ver­bän­den gilt, dass man nur „getrost nach Hau­se tra­gen“ kann, was Schwarz auf Weiß geschrie­ben steht – vor allem wenn es um streit­be­haf­te­te Erör­te­run­gen und Beschlüs­se geht…

Beschlüs­se einer Mit­glie­der­ver­samm­lung  sind zum Nach­weis im Rechts­ver­kehr zu beur­kun­den d.h. im Wege der Nie­der­schrift fest­zu­hal­ten. Der for­mell kor­rek­te  beur­kun­de­te Inhalt der Nie­der­schrift erbringt den voll­ende­ten Beweis für die Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit des Beur­kun­den­ten – bis das Gegen­teil bewie­sen ist. Das „Pro­to­koll“ spielt daher eine zen­tra­le Rol­le im Ver­eins­recht.

Wie so oft sind die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen gering und über­las­sen den Rege­lungs­be­darf der Sat­zung. Die­se hat fest­zu­le­gen, in wel­cher Form die „Beur­kun­dung der Beschlüs­se“ zu erfol­gen hat, § 58 Nr. 4 BGB. Dar­aus erge­ben sich folg­lich nur Min­dest­an­for­de­run­gen, die nicht immer den tat­säch­li­chen Gege­ben­hei­ten einer Mit­glie­der­ver­samm­lung gerecht wer­den. Gene­rell sind bestimm­te Anfor­de­run­gen an das Pro­to­koll zu beach­ten:

Formelle Anforderungen

  • Übli­cher­wei­se wird zwei Per­so­nen (z.B. Ver­samm­lungs­lei­ter und Schrift­füh­rer) die Beur­kun­dung der Beschlüs­se über­las­sen, wobei aller­dings eine Per­son durch­aus aus­rei­chend wäre
  • Die zur Beur­kun­dung bestim­men Per­so­nen über­neh­men durch ihre Unter­schrift die Ver­ant­wor­tung für die Rich­tig­keit und Voll­stän­dig­keit des Pro­to­kolls
  • Bei gro­ßen Ver­ei­nen kann es bei Erör­te­rung beson­ders strei­ti­ger The­men zweck­mä­ßig sein, ein anwe­sen­des Mit­glied das Pro­to­koll mit abzeich­nen zu las­sen
  • Die Nie­der­schrift kann im Ent­wurf natür­lich auch durch Mit­ar­bei­ter, Frei­wil­li­ge usw. gefer­tigt wer­den – unter­schrei­ben und ver­ant­wor­ten müßen es aber immer die für die Pro­to­kol­lie­rung zustän­di­gen Mit­glie­der des Ver­eins.

Inhaltliche Anforderungen

  • Ort und Zeit der Ver­samm­lung inkl. Beginn, Ende und Unter­bre­chun­gen
  • Anga­be, wer Ver­samm­lungs­lei­ter und wer Pro­to­kol­lant ist
  • Anzahl der anwe­sen­den (stimm­be­rech­tig­ten) Mit­glie­der und sons­ti­ger Anwe­sen­der, ggfs. nament­li­che Teil­neh­mer­lis­ten (als Anla­ge)
  • Fest­stel­lung der Tages­ord­nung und der sat­zungs­mä­ßi­gen Beru­fung sowie der Beschluss­fä­hig­keit der Ver­samm­lung
  • das zah­len­mäs­sie Abstim­mungs­er­geb­nis (z.B. 10 dafür; 2 dage­gen; 1 Ent­hal­tung) und die Erklä­rung von Gewähl­ten über die Annah­me des Amtes – mit Anga­be des voll­stän­di­gen Namens und Adres­se, ggfs. als Anla­ge
  • die (ursprüng­li­chen) Anträ­ge und der Wort­laut der (even­tu­ell anders­lau­tend) gefass­ten Beschlüs­se
  • der all­ge­mei­ne Ver­lauf der Ver­samm­lung.

Übli­cher­wei­se wird das Pro­to­koll nur stich­punkt­ar­tig geführt und im Anschluss an die Ver­samm­lung in eine dem Ver­eins­recht gemä­ße Schrift­form gebracht. Es ist dann ent­spre­chend der Sat­zung zu beglau­bi­gen. Die ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen haben dar­auf zu ach­ten, dass das Pro­to­koll den Ver­lauf der Ver­samm­lung kor­rekt wie­der­gibt. Ziel soll­te es sein, spä­te­re Ein­wän­de von Mit­glie­dern aus­zu­schlie­ßen.

Wenn die Sat­zung nicht etwas ande­re bestimmt – etwa einen Geneh­mi­gungs­be­schluss durch die fol­gen­de Mit­glie­der­ver­samm­lung – sind Ein­wän­de gegen das Pro­to­koll nach Geneh­mi­gung durch die Ver­ant­wort­li­chen anschlie­ßend nicht mehr mög­lich. Das ver­mit­telt dem Pro­to­koll auch in gericht­li­chen Aus­ein­an­der­set­zun­gen einen hohen Beweis­wert.